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Faire sa première demande de subvention

 
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MessagePosté le: 20/12/2012 11:17:32    Sujet du message: Faire sa première demande de subvention Répondre en citant

Même en période de vaches maigres, les associations déclarées peuvent recevoir des subventions, de la part de l'État, des collectivités territoriales et des établissements publics.

Il est utile de rappeler comment et dans quelles conditions, la demande doit être faite car constituer un dossier de subvention est un exercice à part entière, avec des règles précises. Voici quelques conseils utiles aux novices.

Petit rappel :
- L'association doit avoir fait l'objet d'une déclaration en préfecture depuis au moins 2 ans. Cette loi n'est pas écrite, mais évidente. Cela ne vous empêche nullement de présenter votre dossier avant cette date afin de faire connaître vos actions, mais celui-ci ne sera pas examiné avant au moins la 2ème année d'existence. La subvention doit être demandée par les instances dirigeantes de l'association. L'aide sollicitée doit concerner un projet d'intérêt général, conçu, porté et réalisé par l'association, ou bien une action de formation des bénévoles.

Constitution du dossier de demande de subvention
Quel que soit l'organisme auquel vous adressez une demande de subvention, il vous sera toujours demandé, au minimum, les pièces suivantes :

1. Les statuts régulièrement déclarés, en un seul exemplaire, (si l’association est enregistrée dans le RNA, il n’est pas nécessaire de les joindre).

2. La liste des personnes chargées de l’administration de l’association régulièrement déclarée (composition du conseil, du bureau, …). Il n’est pas nécessaire de la joindre si l’association est enregistrée dans le répertoire national des associations (RNA).

3. Un relevé d’identité bancaire, portant une adresse correspondant à celle du n°SIRET.

4. Les comptes approuvés du dernier exercice clos.

5. Le plus récent rapport d’activité approuvé.

A qui faire la demande de subvention ?
C'est l'association qui doit déterminer à quel financeur public elle va demander une subvention. Il est important d'adapter la demande en fonction du projet (local, départemental, national). Le premier financeur des associations est la collectivité locale. Il faut donc structurer son projet en connaissance de cause. Par exemple, il est indispensable de se renseigner au préalable, de la politique de subventionnement du service administratif visé. Internet facilite aujourd'hui grandement les choses pour cette enquête qui vous permettra de ne pas demander inutilement une subvention à un organisme qui n'en délivre pas ou plus...

Comment faire la demande de subvention ?
La demande peut-être faite en ligne, en utilisant le téléservice(1) dossier unique de demande de subvention. Il est également possible de remplir le formulaire Cerfa n°12156 édité par la COSA(2). Mais cela ne doit pas vous empêcher de faire une lettre de présentation (à joindre au dossier dans les 2 cas) de votre association. Cette lettre doit présenter les grandes lignes de votre projet, mettre en avant votre savoir-faire et vos compétences ainsi que votre implication, reconnus de tous !!!

Etre l'association incontournable !
Oui, cette lettre de présentation doit être rédigée avec l'objectif de séduire votre lecteur. Ne jamais oublier que le facteur humain est prépondérant dans le choix des subventionneurs. Les responsables administratifs qui vont prendre connaissance de votre demande doivent être persuadés, à la lecture de cette lettre, du bien fondé de la subvention demandée. N'oubliez pas de mentionner le montant de la subvention que vous sollicitez, ainsi que les pièces jointes et les coordonnées des collaborateurs en charge du dossier(objectifs, public visé, démarche envisagée, résultats attendus, autres partenaires…).

Les pièces comptables à produire
C'est le poste le plus important et il est déterminant. Il vous sera demandé :

- le budget prévisionnel du projet, c'est-à-dire l'ensemble des dépenses occasionnées par celui-ci et les recettes qui serviront à le financer. Très important : le budget doit être équilibré et surtout détaillé. Il faut inclure TOUTES les dépenses, mêmes celles qui vous sembleraient les plus marginales ou incongrues (les fournitures, les frais de poste, d'assurance ou d'électricité, les taxes, etc..). Ne pas oublier la valorisation du bénévolat et les coûts qu'il engendre(3).

- le compte de résultat récapitule les dépenses et les recettes de l'année précédente. La différence entre les produits et les charges fait apparaître un solde positif ou négatif. N'exagérez rien !

- le bilan fait état au travers de l'actif et du passif de la richesse matérielle et immatérielle et inclut les amortissements des biens de votre association depuis sa création.

Le conventionnement ou l'art de pérénniser une subvention
De plus en plus souvent, et de façon complémentaire à une demande de subvention, l'administration concernée demande à ce que soit signée une convention d'objectifs(4) qui précise les engagements de chacun autour d'un projet défini. Une telle convention peut être établie pour une ou pour plusieurs années. Il faut savoir qu'elle est aujourd'hui obligatoire pour toute subvention supérieure à 23000 euros.

Comment valoriser comptablement le bénévolat ?
► 08-03-2011

D’un point de vue comptable, le bénévolat constitue une contribution volontaire en nature qui est, par principe, sans contrepartie. La valorisation a pour objet de rendre compte de l’utilité sociale du bénévolat. Or, comme le bénévolat ne génère pas de flux financier, il n’entraîne pas de comptabilisation systématique et il n’apparaît donc pas dans les documents composant les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe).

Il peut en revanche être très intéressant, pour l’association, de faire apparaître le bénévolat, en complément des flux financiers, pour donner une image fidèle de l’ensemble des activités développées.

Comment valoriser le bénévolat en 11 points
1. Connaître et rendre compte de l’intégralité des ressources « propres » de l’association, donc de l’autofinancement, qui constitue un élément utile dans les relations avec tous les bailleurs de fonds :
- collectivités ou institutions, (subventions, conventions, etc.) ;
- organismes de financements (demandes de prêts, garanties d’emprunt, etc.) ;
- donateurs (particuliers et/ou entreprises mécènes) ;

2. Faire apparaître aux bailleurs de fonds l’effet de levier de leurs financements du fait des bénévoles, dont la contribution n’apparaît pas dans les documents financiers même s’ils n’ont pas forcément vocation à rester durablement dans la structure ;

3. Appréhender les coûts réels d’un projet associatif ;

4. Sensibiliser les destinataires de cette information financière (internes et externes) à la fragilité de cette « ressource » bénévole à l’importance de son nécessaire renouvellement ;

5. Faciliter une perspective de valorisation des acquis de l’expérience (VAE), surtout pour le bénévole ;

6. Mieux gérer la ressource bénévole en sachant la valoriser (accueil de nouveaux bénévoles, fidélisation, etc.) ;

7. Relativiser les frais de fonctionnement, de gestion administrative ou de collecte de fonds au regard du nombre réel d’intervenants dans l’action et la structure ;

8. Permettre une meilleure appréciation, par l’administration fiscale, de la part prépondérante d’une activité en cas de création de secteur distinct (lucratif / non lucratif) afin de bénéficier de la franchise de 60 000 €;

9. Démontrer le caractère désintéressé de la gestion : si le bénévolat, notamment des dirigeants, est valorisé, cela peut conduire a contrario à en déduire que les dirigeants ne sont pas rémunérés pour la gestion de l’organisme;

10. Constituer un outil de contrôle interne qui constitue un préalable nécessaire au recensement et à l’analyse du bénévolat;

11. Prendre le « risque » de la sous-estimation de cette ressource, notamment pour ne pas être suspecté de gonfler artificiellement les chiffres ;

Valorisation comptable
En matière de valorisation, le cadre juridique est fixé par le règlement du comité de la réglementation comptable (CRC) n° 99-018. En outre, le règlement CRC n° 2008-12 (applicable depuis le 1er janvier 2009) prévoit que les associations et fondations faisant appel à la générosité publique font figurer l’évaluation des contributions volontaires en nature en distinguant le bénévolat, les prestations en nature et les dons en nature (1).

Absence de texte et de barème
Aucun texte normatif ne fixe cependant de barème ni de tarif pour valoriser le bénévolat. La doctrine comptable propose diverses méthodes allant du coût horaire du SMIC à la valeur de remplacement (évaluation forfaitaire du coût d’une solution de remplacement résultant du recours à une prestation facturée – salariat, location, sous-traitance…) en passant par la référence à une grille de salaires.

Un guide très complet pour apprendre à valoriser comptablement le bénévolat (2)
Un guide très pratique et très bien fait vient de sortir. Il rappelle les définitions et le contexte dans lequel s’inscrit la réflexion et décrit les enjeux de la valorisation et ses modalités recensées. Ses annexes présentent des outils témoignant concrètement des solutions retenues.


En savoir plus

(4) Convention d'objectifs entre une association et une administration
Modèle permettant de fixer, pour une ou plusieurs années, les engagements respectifs d'une association et d'une administration autour d'un projet défini. Comporte des indications sur les moyens financiers alloués et les modalités d'évaluation de la qualité des actions menées.

http://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/modele_de_convention_2010.pdf


Tenir la comptabilité d'une association
http://www.loi1901.com/comptabilite_associative.php

Ce qu'il faut savoir... en plus
- Les associations à caractère cultuel ne sont pas autorisées à recevoir des subventions.

- Certaines subventions ne peuvent être versées qu'aux associations possédant un agrément ministériel.

- Les administrations et les collectivités publiques disposent souvent d'un pouvoir discrétionnaire pour l'accorder ou la refuser, ce qui signifie qu'elles n'ont pas à justifier leurs décisions, qui sont sans recours.





TRAME D’UN DOSSIER DE DEMANDE DE FINANCEMENT


D’une manière générale, les dossiers de demande de financement, quel que soit le bailleur de fonds, regroupent les différentes parties suivantes. La trame, proposée ci-dessous, est celle correspondant aux exigences du Service français de Coopération et d’Action Culturelle.
Il est conseillé aux porteurs de projets de se renseigner auprès des autres bailleurs de fonds afin de connaître les détails précis de leur fonctionnement.


I. LA FICHE SYNTHETIQUE

C’est une fiche récapitulant les principales informations du projet. Elle sera donc réalisée après le montage du dossier et ne doit pas excéder deux pages.

Le nom du projet,
La localisation ( région et préfecture),
Description succincte (maximum 2 lignes),
Objectifs / résultats attendus,
Bénéficiaires directes et indirectes,
Acteurs / Partenaires,
Durée du projet,
Coûts et répartition du financement selon le tableau suivant :


COUT TOTAL DU PROJET

FINANCEMENT DEMANDE

FINANCEMENT BENEFICIAIRES




Remarques : le financement apporté par les bénéficiaires regroupe toutes les participations : en matériaux, en main d’œuvre, financière mais aussi municipale ou d’autre service public.


II. INTRODUCTION

Il s’agit de décrire ici le contexte général du projet et d’introduire les différentes parties du dossier.

III. PRESENTATION DU PROJET

1. Présentation du quartier  

Détailler la localisation et les caractéristiques du quartier : superficie, densité, groupes ethniques, les différentes religions présentes, principales activités économiques, présence de groupements de jeunes et organisation des femmes.

2. Présentation de l’association

Présenter les buts et objectifs de l’association, les activités réalisées (travaux communautaires) et les projets déjà financés par des bailleurs de fonds. Il s’agit ici de montrer le sérieux et la motivation des membres de l’association.


3. Justification du projet

Présenter l’historique du projet, les constats effectués, les enquêtes et diagnostiques réalisés. Il s’agit là d’identifier le problème. Le dossier de projet est une solution à un problème donné. Dans la partie justification, il faut que les porteurs montrent que la solution qu’ils proposent est réfléchie et qu’elle est la meilleure.

4. Objectifs / résultats attendus

Détailler les objectifs du projet. La réalisation d’un ouvrage n’est pas une fin en soi, l’objectif est de tenter de résoudre un problème, d'améliorer une situation. Quant aux résultats attendus, ils peuvent être quantitatifs (nombre de latrines construites, nombre d’enfants scolarisés, diminution du nombre de maladies hydriques) ou qualitatifs (amélioration de la qualité de l’eau).


IV. IDENTIFICATION DES BENEFICIAIRES

1. Les bénéficiaires directs

Ce sont les premiers bénéficiaires de la subvention, ils sont directement concernés par le projet et le problème qu’il tend à résoudre. Par exemple, dans un dossier de construction de latrines familiales, les bénéficiaires directs sont les familles concernées.

2. Les bénéficiaires indirects

Ils bénéficient des retombés du projet mais d’une façon plus large et plus générale. Dans notre dossier « latrines familiales », les bénéficiaires indirectes peuvent être les populations du quartier et de la ville en général, qui bénéficient d’une amélioration de la salubrité mais aussi l’association porteuse qui profite de la subvention pour améliorer ses compétences et connaissances.

3. Représentant des bénéficiaires

C’est l’association ou l’ONG porteur du projet. On peut présenter ici les responsables du montage et du suivi du projet (maximum trois personnes). L’association doit être déclarée officiellement pour pouvoir recevoir des subventions sur un compte bancaire. Le récépissé de déclaration de l’association doit être joint en annexe.


V. REALISATION OU MISE EN ŒUVRE

1. Rôle des acteurs

ACTEURS
FONCTION
Rôles et activités à réaliser
1-
2-
3-
4-
5-



Ajouter quelques Commentaires

2. Durée et coût du projet (cf. devis détaillé en annexe)

Durée du projet 
Préciser la durée de chaque étape importante.

Montant total du projet
Reprendre ce montant dans le montage financier. Préciser les différents points suivants :
Coût des prestations (intervention des entreprises, bureau de suivi, etc.)
investissement en matériel et équipements,
matériaux,
main d’œuvre.

3. Répartition et organisation entre les acteurs de la participation

Participation financière
Préciser le montant de la participation financière de chaque bénéficiaire et détailler la stratégie choisie pour mobiliser ces fonds.
Les bailleurs sont en général très sensibles à cet aspect du projet, il s’agit donc d’apporter des arguments concrets et prouver la solidité de cette stratégie.

Participation en main d’œuvre
Préciser la valorisation en argent de cette participation en main d’œuvre. Détailler l’organisation de l’association interne pour assurer cette participation.

Participation en nature
Comme précédemment, préciser la valorisation en argent de cette participation en nature et détailler l’organisation interne de l’association pour assurer cette participation.


VI. MODALITES D’EXECUTION DU PROJET

1. Choix des prestataires

Quels sont les prestataires extérieurs qui interviendront (entreprises, bureau de suivi, appui extérieur, etc.) et comment seront-ils choisis ?

2. Planning

Dresser un tableau dans lequel il s’agit de faire apparaître toutes les étapes de la réalisation du projet et d’en estimer la durée.

3. Création d’un comité de suivi

Au sein de l’association, des responsables permanents (au minimum, les porteurs de projet eux-mêmes) formeront un comité de suivi de la réalisation du projet et rendront compte, très régulièrement, auprès des autres membres de l’association, auprès du bailleur de fonds et des autres partenaires (par ex. municipalité) de l’évolution du projet, des problèmes rencontrés et des solutions apportées.
Il est conseillé de réaliser un règlement intérieur de ce comité, ou un document précisant exactement les rôles et responsabilités de chaque membre, qui sera joint au présent dossier.

4. Organisation de la gestion ultérieure

Les projets de développement urbain ne s’arrêtent pas lorsque l’ouvrage est achevé, il faut aussi préciser comment la gestion, l’entretien et le fonctionnement seront organisés.

Pour certain projet, cette partie gestion et fonctionnement doit constituer un chapitre à part entière. Par exemple, les dossiers de gestion de collecte des ordures ménagères, les dossiers de réalisation de latrines publiques ou bornes fontaines ou encore la construction d’un petit marché, d’une manière générale, tous les projets générateurs de revenus doivent faire apparaître une partie complète sur la gestion après projet qui détaille précisément : l’amortissement des matériels, le paiement des salaires, un compte d’exploitation prévisionnel, l’organisation quotidienne, les responsabilités et engagements des différents acteurs, etc. La liste n’est jamais exaustive.


VII. MONTAGE FINANCIER DU PROJET

Il s’agit ici d’insérer le tableau réalisé précédemment et d’en faire une synthèse écrite.

Editeur IRED Genève
info@ired.org

• Présentation

Avec plus de 232 pages dont 60 pages d’adresses de plus de 200 donateurs, ce Manuel est un outil pratique de recherche de financement et de gestion financière. Il s’adresse à toute personne impliquée de près ou de loin, dans l'organisation, la recherche de financement et la gestion d'ONG et d’associations de développement. En effet, selon l'auteur :

"... Toute la vie professionnelle des dirigeants d'ONG, du Sud comme du Nord du reste, se déroule dans une contradiction fondamentale concernant la gestion financière de l'organisation dont ils sont responsables : tous désirent devenir indépendants de l'aide et tous sont obligés de la demander, voire d'en vivre ! Leurs partenaires ne peuvent payer le coût du service rendu et les gouvernements locaux n'ont pas l'argent ou la volonté nécessaires pour les aider..." (Introduction du Manuel, p.1)

Comment sortir de cette contradiction? Ce manuel propose des réponses aux questions concrètes que se posent les responsables d'ONG :

* Comment rédiger mon dossier de demande de financement ?
* A qui l'envoyer pour avoir quelque chance d'obtenir une réponse?
* Combien, quoi et comment demander ?
* Quelles relations entretenir avec mes partenaires financiers ?
* Comment gérer et justifier l'aide reçue ?
Il a été rédigé sur la base d'une longue expérience pratique (formation et appui de dizaines d'ONG du Sud, de tous les continents). Il reprend certains conseils déjà formulés dans l'ouvrage "Renforcer l'autonomie financière des organisations et ONG de développement du Tiers Monde", édité par l’IRED il y a plusieurs années. Plus qu'une mise à jour, le Manuel est adapté aux besoins et aux moyens actuels de financement des ONG et facilite l'utilisation d'Internet pour identifier les partenaires financiers.



SOMMAIRE DU MANUEL

Introduction

Première partie : Stratégies et méthodes de recherche de financement

I. Savoir ce qu'on veut demander

II. Bien préparer ses dossiers

1. Un petit projet de moins de 10 000 $
2. Un projet ou programme de moins de 50.000 $
3. Un programme de plus de 100.000 $ et plus
4. Un financement institutionnel et souple
5. L’accès au crédit

III. Savoir négocier

1. Ce que le donateur veut savoir
2. Connaître les agences auxquelles on s’adresse
3. Les stratégies et les étapes de la négociation
4. Les visites aux donateurs
5. Les consortiums, coalitions et partenariat entre donateurs et bénéficiaires


Deuxième partie : A qui s’adresser ? Les différents types d'aide et les agences auxquelles s’adresser

I. Vous cherchez des dons et des subventions

1. L’effort propre
2. Le financement local
3. Les Réseaux des ONG du Nord : catholiques, protestantes et non religieuses
4. L'aide des Fondations internationales
5. L'aide bilatérale des gouvernements du Nord :
- Les Fonds d’ambassades
- L'aide bilatérale locale
- L'aide bilatérale officielle
6.L’Union Européenne :
- Les cofinancements avec les ONG du Nord
- Les lignes de crédit sectorielles disponibles
- L'accès au financement des programmes globaux
- Tableau récapitulatif des Fonds de l’U.E.
- Autres organisations régionales
7. L’aide de l’ONU et de ses Agences spécialisées :
- L’organigramme de l’ONU
- Le PNUD (Programme des Nations Unies pour le Développement)
- Les Agences spécialisées de l’ONU
- Les dons de la Banque Mondiale
- Les subventions des Banques Régionales de Développement

II. Vous cherchez à obtenir du crédit :

1. Les différents types d'institutions financières et de banques :
- Le réseau des caisses d'Epargne et de Crédit
- Les banques commerciales locales
- Les banques nationales de développement
- Les banques alternatives du Nord et le Réseau INAISE
2. La préparation des dossiers
3. Comment obtenir des garanties bancaires ? L’exemple du Fonds International de Garantie (FIG) de la Fondation RAFAD à Genève

III. Vous désirez bénéficier des subventions des Fonds de contrepartie des rachats de dette : Le cas des rachats suisses

IV . Vous voulez renforcer votre Capital


Troisième partie :
Mieux gérer pour mieux financer

I. Introduction

II. Elaborer vos budgets annuels et mensuels

1. Les différents types de budgets
2. L'élaboration des budgets
3. L'exécution et les modifications budgétaires
4. Exemples de budgets et de calendrier budgétaire

III. Organiser votre comptabilité

1. Les plans comptables
2. Les systèmes comptables

IV. Gérer votre trésorerie

1. Les plans de trésorerie annuels et mensuels
2. L’échéancier des versements des agences d’aide
3. La gestion d’un compte de trésorerie d’un donateur

V. Placer vos réserves

1. Les types de fonds disponibles
2. Les différents types de placements
3. Un outil de gestion des placements

VI. Contrôler et vous faire contrôler

1. Le contrôle budgétaire
2. Le contrôle interne
3. L'audit externe

VII. Bien justifier les fonds reçus

1. Les règles et procédures de justification à suivre
2. Exemples de dossiers de justification de l'aide

Quatrième partie : Vers une plus grande autonomie financière

I. Introduction

II. « Financer l’infinançable » : Les frais généraux et ceux du secrétariat

III. La facturation interne

IV. Créer des réserves

V. Un nouveau modèle : Pour mieux cheminer vers une plus grande auronomie

1. Une ONG « Formation/Appui »
2. Une ONG « Bureau d'Etudes/Consultations »
3. Une ONG « Entreprises »
4. Tableau de synthèse des trois modèles

Cinquième partie : Où en êtes-vous et où allez-vous ?

I. Faites le point ! Où en êtes-vous ?

II. Evaluez votre association et son travail

III. Vers un nouveau départ

Annexes : Adresses utiles pour votre recherche de financement

A. Les ONG du Nord, par pays : Catholiques (Réseau CIDSE) Protestantes, Non religieuses
B. Les Grandes fondations, par pays
C. Les Gouvernements (aide bilatérale)
D. L’ONU et Agences spécialisées
E. Les Banques de développement et les Banques alternatives
F. Les Fonds de garanties bancaires
G. Les Fonds de contrepartie des rachats de dettes
H. Adresses électroniques et sites Internet à consulter
I. Répertoires de donateurs
J. Organisations qui peuvent vous aider à trouver un partenaire financier
K Bibliographie
L. INDEX des agences et des donateurs cités dans ce manuel
M. Manuels de gestion de l’IRED


VOIR PLUS http://www.afd.fr/home/AFD/nospartenaires/ONG/solliciter-une-subvention/Gui…
_________________
Infos: nouveau site répertoire des iles d'Afrique
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MessagePosté le: 20/12/2012 11:17:32    Sujet du message: Publicité

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